Информация — это жизненная сила современного бизнеса. От принятия стратегических решений до стимулирования инноваций — наличие правильных данных в нужное время и в нужном месте имеет решающее значение для успеха. К сожалению, многие организации сталкиваются с серьезным препятствием в управлении своими данными.
Что такое информационные бункеры?
Информационные бункеры — это изолированные хранилища внутри организации, где контент, данные и информация хранятся и управляются независимо на разных платформах и системах. Эти разрозненные блоки могут принимать различные формы, включая хранилища контента, бизнес-системы, общие файлы и системы совместной работы.
Каждый тип служит отдельным центром информации, но остается в значительной степени непрозрачным и недоступным для других систем внутри организации. Такая структура приводит к отсутствию функциональной совместимости и видимости в различных отделах и функциях, поскольку каждый бункер работает без полной интеграции или связи с другими.
Зачем беспокоиться об информационных разрывах?
Они могут нанести ущерб деятельности организации, поскольку ограничивают доступ к важной информации, создавая узкие места в процессах и усложняют деятельность сотрудников.
Вот несколько примеров того, как информационные разрывы могут препятствовать развитию организации:
- Привести к неправильным решениям: Неполный, неправильный, отсутствующий или противоречивый контент может привести к неоптимальному выбору, что создает волновой эффект на производительность организации.
- Ключевую информацию трудно найти: Сотрудники тратят время на поиск информации, которая должна быть легкодоступной; проекты стопорятся из-за отсутствия прозрачного обмена информацией. Исследование Forrester Consulting показало, что 42% респондентов имеют большое количество контента, спрятанного в информационных бункерах.
- Задушить инновации и решение проблем: Новые идеи, которые потенциально могли бы решить критические бизнес-проблемы, могут никогда не выйти на свет, потому что необходимая информация зарыта в бункер.
- Компрометировать качество обслуживания клиентов: Бункеры могут привести к несоответствиям в процессах, ориентированные на клиента. Для организаций с многоканальными точками взаимодействия отсутствие интеграции может еще больше навредить клиентскому опыту.
В конце концов, команды внутри организации не существуют в вакууме, как и информация, с которой они работают. Изоляция контента, процессов или систем, которые являются неотъемлемой частью их повседневной деятельности, может привести к увольнениям, дублированию работы и несоответствию приоритетов, что приведет к низкой производительности труда.
Примеры информационных разрывов
Самый простой способ понять, что такое информационный бункер — показать это на примерах. Это несколько примеров, с помощью которых легко донести идею информационного бункера, который препятствует использованию организацией своих данных.
Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
Когда системы ERP и CRM работают независимо, без интеграции, важные данные о транзакциях и взаимодействиях клиентов не синхронизируются по всей организации. Это отключение может привести к непостоянному обслуживанию клиентов, отключению рабочих процессов и трудностям в прогнозировании тенденций продаж.
Системы управления документами
Многие организации страдают от наличия нескольких систем управления документами (DMS), которые не объединены на предприятии. Они часто управляются отдельными департаментами, бизнес-подразделениями или регионами, и несоответствия возникают, в частности, в организациях, которые осуществили поглощения других организаций.
Среди этих проблем — заброшенные репозитории SharePoint, устаревшие сайты, которые остаются доступными, но больше не используются активно. Эти неактивные каналы не только потребляют ценные ИТ-ресурсы, но и создают загроможденную сеть систем данных, которые усложняют поиск и управление информацией.
Системы корпоративной синхронизации и совместного использования файлов (EFSS)
Хотя такие инструменты, как Dropbox, OneDrive и Google Drive, упрощают обмен файлами, они также способствуют увеличению количества информационных хранилищ, поскольку разные команды могут хранить и управлять своими файлами отдельно без наличия надлежащих протоколов управления данными. Это может привести к дублированию, трудностям в обеспечении контроля версий документов и рискам безопасности.
Электронные письма
Использование электронной почты для обмена документами и совместной работы над ними создает разрыв, в которой вложения и важная информация блокируются в отдельных почтовых ящиках. Это не только затрудняет поиск информации, но и снижает прозрачность общения.
Маркетинг и продуктовые активы
Хранение маркетинговых материалов и информации о продукте отдельно может препятствовать эффективности управление цифровыми активами, создавая несоответствия в обмене сообщениями бренда и других коммуникациях.
Эти недостатки могут создать проблемы при запуске нового контента или продуктов; они могут вызвать замешательство клиентов, нанести ущерб продажам и даже нанести ущерб репутации бренда.
Как формируются информационные разрывы
Предотвращение или устранение информационных разрывов начинается с понимания того, как формируются информационные разрывы, ниже приведены несколько коренных причин:
Неадекватная стратегия управления контентом
Без единой стратегии управления контентом, организации рискуют разработать разрозненные хранилища информации, где каждая команда работает над контентом независимо от других команд. Такое отсутствие согласованности может привести к формированию информационных разрывов, и в конечном итоге команды реализуют разрозненные контентные инициативы, которые не достигают ключевых бизнес-целей.
Департаменты, решающие конкретные проблемы изолированно
Часто отдельные функции или региональные команды решают различные проблемы, создавая независимые системы, не принимая во внимание, сталкиваются ли другие бизнес-подразделения с аналогичной проблемой. Поскольку команды работают изолированно, они не знают о параллельных инициативах, реализуемых где-либо еще на предприятии, что приводит к разрастанию хранилищ данных и ИТ.
Например, бизнес-подразделение может внедрить новую систему управления взаимоотношениями с клиентами, адаптированную к его конкретным потребностям, не зная, что другое бизнес-подразделение уже разработало решение с аналогичной функциональностью.
Специальные решения без надлежащего включения ИТ
Специальные решения, развернутые в ответ на неотложные, конкретные вопросы без рассмотрения более широкой ИТ-инфраструктуры организации, могут существенно способствовать формированию информационных разрывов.
В то время может иметь смысл полагаться на импровизированные решения, такие как создание новой цифровой платформы или канала для совместных команд. Однако реальность такова, что после завершения проекта контент и данные, созданные в проекте, устаревают и часто от них отказываются, что еще больше усиливает информационные разрывы на предприятии.
Высокие затраты на системную интеграцию и миграцию
Появление избыточных систем, особенно после приобретения, подчеркивает, насколько навязчивыми могут быть информационные разрывы в организации.
Однако значительные затраты, связанные с консолидацией этих систем, могут препятствовать усилиям по устранению неэффективности. Организации, не готовые нести финансовое и операционное бремя, связанное с переносом нескольких устаревших систем на одну платформу, могут даже отложить или полностью отказаться от процесса интеграции, вынуждая сотрудников продолжать работать с фрагментированными, непродуктивными системами.
3 стратегии разрушения информационных бункеров
Информационные разрывы трудно идентифицировать, и они со временем укоренились. В результате их разрушение и воссоединение команд может стать огромной проблемой. Эти три фундаментальные стратегии могут помочь:
1. Безопасное одобрение лидерства
Лидерам нужна поддержка топ-менеджментом, чтобы разрушить барьеры, которые создают информационные разрывы. Закрепление инициатив по изменениям гарантирует, что команды будут мотивированы к участию и объединению.
Лидеры данных могут начать с демонстрации возможности и преимущества единой информационной экосистемы. Разделение этой многообещающей стратегии с руководителями компаний повышает вероятность одобрения на высоком уровне и может открыть двери для дополнительных ресурсов.
2. Гармонизируйте свою технологическую инфраструктуру
Соединение существующих систем и интеграция сквозных технологий могут помочь устранить информационные разрывы и обеспечить бесперебойный поток данных между отделами.
Защищая общекорпоративные решения лидеры данных могут создать более совместную и эффективную среду для обмена данными. Такой целостный подход к технологической инфраструктуре способствует последовательности, точности и более быстрому принятию решений на всем предприятии.
3. Создайте совместимость между бизнес-системами
Функциональная совместимость выходит за рамки интеграции технологий, позволяя различным системам "говорить на одном языке", позволяя им полностью понимать структуры и значения данных друг друга.
В отличие от базовой интеграции, которая часто требует постоянного обслуживания для обеспечения согласованности, функциональная совместимость обеспечивает более глубокий уровень сотрудничества посредством унифицированного анализа данных, тем самым оптимизируя рабочие процессы и процессы принятия решений. Это гарантирует, что сотрудничество строится на основе взаимопонимания, а не просто на объединении систем.
Переводная статья. Оригинал: Hyland — Understanding and Breaking Down Information Silos